SALGININ ETKİLERİ: “ZORAKİ” DİJİTAL DÖNÜŞÜM ve UZAKTAN ÇALIŞMA

 

SALGININ ETKİLERİ: “ZORAKİ” DİJİTAL DÖNÜŞÜM ve UZAKTAN ÇALIŞMA

 

Giriş

 

Fırtınalı günler yaşıyoruz. Sağlık konuları ile uğraşırken, bir yandan da işletmeler ayakta kalmaya çalışıyor. Malum Covid-19 virüsü salgını, “zorla” işleri dijital dönüştürüyor. Dünyada oldukça yaygın olan, bizde çalışana güvensizlik temelli kaygılardan uygulanmayan, “uzaktan çalışma” bugünlerde ön plana çıktı.

 

Genele bakıldığında beyaz yaka işlerinin büyük kısmı “fiziki ofis” bağımsız gerçekleşebilir durumdadır. Özellikle yeni jenerasyonun baskısı, Türkiye’de şubesi olan yabancı firmaları bu şekilde çalışmaya, daha önceden teşvik etmeye başlamıştı. İnsanlar evlerinde veya bir kafede, internet bağlantılı laptoplarıyla işlerini yürütebilir. Şahsen, özellikle İstanbul gibi trafiğin yoğun olduğu bir yerde, ofis yerine, katılımcılarla ortak güzergaha göre, kafelerde bazı toplantıları yapmaya epey zaman önce başlamıştık (ofis dışında çalışma örneği, fiziki toplantı). Bunun da mümkün olamadığı yani fiziki bir araya gelinemeyen durumlarda, internet üzerinden basit yazılımlarla görüşmeleri yapmaya başladık ki, çok büyük zaman kazancı sağladı, sağlıyor (uzaktan çalışma örneği, sanal toplantı).

Ama bu sefer işin boyutu farklı, zaman kazanmak veya rahat esnek çalışma ortamından öte, “sağlık amaçlı izolasyon”, işin temeli oldu. Diğer yandan uzaktan çalışmanın olumlu katkıları, normal zaman ile aynı şekilde geçerli. Bu vesile ile yurdumuz patronlarının çekindiği, uzaktan çalışma konseptini artı ve eksileriyle değerlendirelim.

 

 

Uzaktan Çalışma

 

Uzaktan çalışmada esas, “işin gerektiği şekilde ve zamanında” tamamlanmasıdır (aslında her iş için böyle değil midir?). Mesela ilgili siparişi girerken veya raporu hazırlarken, ofiste veya teknede olmanızın önemi yoktur. İşin durumuna göre, çoklu katılımcılarla çalışma gerektirmeyen faaliyetlerde saat esnekliği de kullanılır, mesaiye geç başlayıp saatinden sonra da çalışılabilir, önemli olan işin düzgün ve zamanında tamamlanması. Vakit ve lokasyon esnekliği, çalışanlara doğal pozitif bir motivasyon sağlar.

İş yönetiminde amaç çalışanın şartlı tahliye mahkumu gibi, 8-18 saatleri arası sabit mekandaki süresini doldurtmak olmamalı. Hedeflenen çıktı, doğru zamanda ve şekilde alınıyorsa mekan serbestliği sorun olmamalıdır.

 

 

Çalışan Açısından Faydalar

 

-Çalışanın zamanını daha esnek, verimli ve planlı kullanabilmesi.

-Çalışanın yolda geçen vaktini kendine ve ailesine ayırması. (Bundan dolayı trafikte azalma, karbon salınımında azalma. Demek ki çevreye ve şehire de katkısı var)

-Ev ortamında kıyafet, müzik vb. rahatlık lüksünü yaşaması. (Her gün farklı giyinme, ütü vb. oluşan sosyalleşme maliyetlerinin azalması)

-Stressiz ve sakin ortamda, daha yaratıcı fikirler ortaya çıkabilmesi.

 

Not: Bu tip çalışma koşulları sunan iş yerleri, çalışan tarafından daha tercih edilir oluyor. Her şey para değil .   : )

 

Belirli periyodlarda (haftada 1 veya 2 haftada bir) ofis veya yine ortak bir noktada yapılacak yüz yüze toplantılarla, hem değerlendirme hem de sosyalleşme mümkün kılınır (Salgın döneminden sonrası için tabiki).

 

Çekinceler - Aslında Yönetim Zaafı

 

Uzaktan çalışmaya memleketimizde, firmalarda üst yönetim tarafından hep soğuk bakılmıştır. Bu yüzden uygulamada çok geç kalınmıştır.

Giriş kısmında biraz iddialı ve burucu bir ifade kullanmış idim: “…çalışana güvensizlik temelli kaygılardan uygulanmayan…”. Bunu akademik yerine, iş hayatı deneyim ve gözlemlerimizle biraz açalım. Çalışan göz önünde olmayınca, çalışmayacağı veya az çalışacağı kaygısı vardır. Bu geleneksel vizyondaki bakış açısıdır. Ama çalışmaya niyeti olmayan personelin, ofiste de olsa, verimini artırmanız mümkün olmaz. Sık araya çıkar, bilgisayarda alakasız şeyle uğraşır, laflar vs.. Burada asıl görev “insan kaynakları yönetimi” ve “üst yönetimin”, doğru ve güveneceği personeli başta seçebilmesidir, onun sürekli motivasyonunu sağlayabilmesidir. Bunun uzaktan veya yerinde ofiste çalışılması ile de ilgisi yoktur. Çalışanın iş ahlakı ve firmaya bağlılığı ile ilgilidir. İllaki bekleneni vermeyen çalışanlar olacaktır, normal çalışma düzeninde de aynı şey geçerlidir, anahtar performans göstergeleri (KPI) ile durum değerlendirilmelidir. Yine 80’e 20 kuralını hatırlamakta fayda var. %20’yi kontrol edememe tereddütü yüzünden, diğer %80’in bu olanaklarda iş yapmasını engellemek doğru değil.

 

Diğer taraftan, yönetimce “işin denetlenememesi” kaygısı vardır. Bunun da temeli aslında, yönetim tarafında “işlerin ve görevlerin standartlarının oluşturulamamış” olmasıdır. Geleneksel yapıda ofisteki masalar başında gezinme bir kontrol yöntemidir, çok anlamlı değildir. Bunun temelinde de, yapılan işlere ait bir “endüstri mühendisliği”, “metod mühendisliği” çalışmasının yapılmaması, bunun lüks veya gereksiz yatırım olarak görülmesidir. Bu yapılmadığında, verimsiz denetim ve yönetim faaliyetleri ile, firmalar çok daha fazla emek ile maliyetlere katlanıyor. İşi daha da ileri götürerek iddia ediyorum ki, teknik olarak mümkün olduğu halde, işi “uzaktan çalışma”ya büyük orandan taşıyamayan işletmeler, bundan çekinen veya beceremeyenler,  mevcut geleneksel (yerinde) çalışma şekillerinde de aslında çok büyük yönetsel sorunlar yaşamaktadır. Bu durum, bir gösterge olarak bile değerlendirilebilir.

Büyük çaptaki işleri dijitale taşımak için, zaten bir standartlaştırma şarttır. Diğer yandan çoğu firmada Excel’ler ve e-mailler üzerinden yürüyen işler, tersine, mevcut haliyle dijitalde yürütülmeye (uzaktan çalışmaya) zaten hazırdır. İlave pek çoğu ücretsiz veya çok düşük ücretli yazılımlarla toplantılar ve bu tip işler, uzaktan rahatlıkla devam ettirilebilir.

Patron Gözüyle: Maliyetler

 

Patron gözüyle bakarsak, “maliyet” işin aslıdır. İki durumu, maliyet kalemleri ile listeleyelim.

 

 

Tablo 1. Durum1: Uzaktan çalışma ile elde edilecek “sürekli” kazanç kalemleri Kalemler Fiyat/Yıl Servis, ulaşım   Yemek   Ofis bina wc temizlik, bina bakımı   Su   Elektrik   Isınma   Kağıt, fotokopi makinesi   Çay, kahve, içme suyu   İş güvenliği   Doktor   Güvenlik görevlisi, otopark vd.   Ofis kirası (Örneğin 20 oda yerine, 5 oda)   …

Tablo 2. Durum2: Uzaktan çalışma ile ortaya çıkacak “ilk yatırım” maliyetleri   Kalemler Fiyat/Yıl + Laptop kiralama   + Mikrofonlu kulaklık   + Mobil internet hizmeti     VPN yazılımı   + Online konferans, iletişim yazılımı     Bant genişliği artırımı     Destek hizmetleri     …

Uzaktan çalışma ile, dijital ortamda yürütülen işler ile, Tablo1’deki maliyet kalemleri ortadan kalkacaktır. Finans veya maliyet muhasebesi biriminiz, çok kısa sürede size bu maliyetleri ortaya çıkarıp sunabilir.

Tablo2’deki kalemlerin tutarlarını piyasadan rahatça bulup, hızlı kaba hesabınızı ya da bilgi işlem biriminiz veya danışmanınız ile detaylı hesabı kısa sürede yapabilirsiniz. (Başına + işareti koyduklarım, mevcut kriz durumunu aşıp, firmalar yatırımlarını devreye alana kadar, çoğu çalışanın şahsi ekipmanlarını belli süre kullanmasıyla karşılıklı uzlaşılarak, geçiş yapılabilme imkanı bulunan kalemler)

İlaveten malzeme işlemi yapan üretim veya depo tesislerini kameralar vasıtasıyla gözlemleyerek, yerinde bulunmadan kontrol yapma imkanı, şu anda da mevcut ve kullanılan bir yöntem. Yine uzaktan çalışmanın farklı bir kolu olarak düşünülebilir. Bu sayede üretim ve lojistik işletmelerinde beyaz yaka işlerin büyük kısmı, yine uzaktan çalışmaya uygun hale getirilebilir.

“Teknoloji yatırımı” işin kolay olanıdır, ki düşen maliyetler ortaya çıkınca, aslında kazançtır. Burada dikkat çekeceğim nokta “iş yönetimi” konusundaki kaygının giderilmesi için, şimdiye kadar ertelenen, gereksiz görünen “iş standartlaştırma”, “kurumsal raporlama” sistemlerinin hızla devreye alınması, muhtemelen bu konuda danışmanlık desteğiyle ilerlenmesidir. Bu da gerekli bir ön maliyet kalemi olarak planlamalıdır.

Mevcut durumda salgın ortamında, danışmanlık hizmetlerinin bile uzaktan çalışma ile, toplantı yazılımları ile gerçekleşmesi mümkündür. Bu sayede farklı şehirde veya farklı ülkelerdeki danışmanlardan, yol ve konaklama masraflarına katlanmadan hizmet alma imkânınız olur.

 

Kültür

Türk kültüründe standart zamanı 4 saatlik olan bir işi 3 saatte bitirirseniz, aradaki 1 saat kazanç için kimse size ödül vermez. Zaten göreviniz gibi görülür, hatta ilave bir iş daha verilir, iyi performans bir nevi cezalandırılır. Bu yüzden işi iyileştirmek için, malesef çoğu çalışan ilave çaba harcamaz. Ama eğitim sistemlerine imrendiğimiz Kuzey kültüründe, standardı belli olan işi 1 saat erken bitirirseniz, 1 saat erken paydos etme mükâfatınız olur veya Fark olan 1 saat için, ilave iş alırsanız, size ek mesai ödemesi yapılır.  “İşi için daha fazla (standart dışı) gayret gösteren” veya “kişisel farklı (standart dışı) yeteneklere sahip olan” bir çalışan olarak ödüllendirilirsiniz.

Burada bakış açılarımızı değiştirmemiz gerekiyor. İş standartlarını ve performans beklentilerimizi, kriterlerimizi  muhtemelen “profesyonel destek alarak” tanımlamamız ve şeffafça yayınlamamız,  bundan sonra da işi çalışanlarımıza güven ortamı içerisinde bırakabilmemiz gerekli.

 

Tedarik Zinciri

Salgın sebebiyle lojistik ve tedarik zincirinin önemi, tekrar karşımıza çıktı. Şu an gıda, ilaç, enerji, veri iletimi, ödeme sistemleri ve malzeme dağıtım zincirlerindeki akış hayatı sürdürebilmemizin temeli haline gelmiştir. Savaş ve salgın dönemlerinde, Maslow’un hiyerarşisindeki en alt basamağı sağlamak için mücadele veriyoruz, kaygılanıyoruz.

Bu dönemde aktif saha görevine devam eden başta sağlık görevlileri, malzeme sağlayıcılar, market çalışanları, dağıtıcılar ve bilişimcilere çok fazla iş düşüyor. Evden çıkmayanlar ihtiyaç siparişlerini internet üzerinde vermekte, normalden çok daha fazla bir online sipariş ve ödeme işlemi gerçekleşmekte. Mevcut alt yapılar buna ne kadar hazırlıklı göreceğiz. Dün 4 farklı firmanın web sayfasından satın alma işlemi yaptığımda, 3’ünde onay ekranı almadan sistemden atıldım, birinden para çekildi ama sipariş oluşmadı, ki bunlar bunlardan biri oldukça büyük bir teknoloji firması. Firmaların elektronik ticaret alt yapılarını hızla elden geçirip, kapasite artırımlarını yapmaları şart. Sokağı çıkma yasaklarının tartışıldığı günlerde hem gıda & ilaç malzemesi tedarik kapasitesi, hem elektronik mağazacılık ve ödeme sistemleri zorlu bir sınav verecek. (İşin sosyal, ekonomi ve diğer boyutları bu yazı kapsamı dışında)

 

Uzak Durulan Çözüme Yaklaşma Zamanı: Bulut Hizmetler

Yine geleneksel yapıda “sunucum, verilerim işletme içinde olacak, gözümle donanımı görmem lazım” mantığı yaygın. Avrupa ve Amerika’da “bulut” hizmetleri ve uygulamalarının çokça kullanımına karşın, ülkemizde kullanım halen çok düşük. Veri nerede muhafaza edilecek, güvenlik, ya internet kesilirse kaygıları baskın.

Şimdiye bakalım, salgın yüzünden evden çıkılamıyor, server odasına gidip kim back up ları değiştirecek, kim donanımı veya sistem kaynaklarını yükseltecek? Sistemlerin fiziki lokasyona mahkum edilmesinin sıkıntıları bunlar. “İşletme yazılım uygulamaları” bulut sisteme taşındığı takdirde, artık işletmedeki server odasına bağımlılık kalmayacak. Dünyada belirli lokasyonlarda üst düzey güvenlik politikaları ile muhafaza ediliyor olacak. Bulut yatırımlarını, günümüzdeki “zoraki” ihtiyaçtan dolayı tekrar hızla masaya yatırma zamanıdır.

 

SONUÇ

Teknolojiyi kullanmayı seviyoruz, ama işleri nasıl iyileştireceğine artık kafa yormalıyız. Süreçleri dijital ortama aktararak, “mekandan bağımsız çalışma” şekline hızla adapte olmalıyız. Kaç saat ofis lokasyonunda çalışıldığından öte, her nerede ise “ne kadar verimli” çalışıldığı, “işin zamanında ve istenen şekilde” yapılıp yapılmadığı kriter olmadır. Bu dönemde, zorunlu kısıtlardan dolayı hızla bu dijital dönüşüm gerçekleştirilmelidir. Bu günler geçtikten sonra da, aklın yolu bir, herkese katma değer katan (win-win) “evden çalışma” uygulamaları tahminimce çoğu şirkette devam edecektir.

Tavsiye: Hem öğrenciler, hem de çalışanlar tarafında yaygınlaşmak üzere olan evden (uzaktan) çalışma ortamında, tavsiyem şart olmamakla birlikte, yine mümkünse evde bir çalışma odasının ve masasının bulunmasıdır. Özellikle görüntülü ve sesli telekonferanslarda gerek duyulabilir. Mikrofonlu bir kulaklık ile işler devam edecektir. Alışmaya zorluk çeken çoğu kişiyi disipline etmesi olasıdır. Kahvaltı, öğle yemeği saatleri düzenini çok fazla bozmamak, uyumu kolaylaştırabilir.

 

Bu Corona virüsü salgını döneminde başta fedakâr sağlık çalışanlarına, akaryakıt istasyonu, market ve eczane çalışanlarına, evlerimize teslimat yapan lojistik ve kurye çalışanlarına tekrar teşekkür ediyor, zorunlu vesileyle gündeme gelen uzaktan çalışma kültürünün yaygınlaşmasını umarak, sağlıklı günler diliyorum.

Doç.Dr. Batuhan KOCAOĞLU